In voorgaande jaren was het gebruikelijk om een gemeentegids af te drukken. Als communicatie  commissie hebben we diverse keren gesproken over het wel of niet uitbrengen van een fysieke gemeentegids. Met het oog op de AVG wetgeving zijn we als kerk verplicht om de ledenadministratie en de informatie die daar in staat beschikbaar te maken maar daarbij rekening te kunnen houden met de privacy van gegevens. Een van de voorwaarden van het delen van gegevens is dat gemeenteleden zelf meer invloed hebben over welke data wel of niet gedeeld wordt. Naast dat we aan de wetgeving moeten voldoen hebben we de afgelopen jaren ook gemerkt dat er heel veel tijd in gaat zitten van diverse vrijwilligers om alle gegevens up-to-date te houden en toch bleek altijd net na het uitbrengen van de gemeentegids dat er toch informatie in stond die niet klopte. En een derde reden om te kiezen voor een online versie van de gemeentegids is het feit dat de drukker waar altijd gedrukt werd niet meer beschikbaar is. De kerkenraad heeft daarom op advies van de communicatie commissie besloten om als gemeente gebruik te gaan maken van de Scipio App. Voor gemeenteleden die niet in de mogelijkheid zijn om de app te gebruiken volgt later meer informatie.

 

Vanaf oktober is de ledenadministrateur bezig geweest om de oude ledenadministratie over te zetten naar het nieuwe systeem van Scipio. Gegevens die in de ledenadministratie worden opgeslagen zijn de volgende werkdag beschikbaar in de Scipio App. Dat betekent dat als u wijzigingen doorgeeft deze dus de dag erna al beschikbaar zijn voor iedereen in de gemeente. Hierdoor hopen we de gegevens dus altijd up-to-date te houden. Wanneer u gebruik maakt van de Scipio app en een fout ziet in de gegevens van uzelf of van een ander, dan kunt u dit eenvoudig via de app melden aan de ledenadministratie waarbij die de gegevens zal aanpassen (na gecontroleerd te hebben dat de nieuwe gegevens juist zijn).
Met deze nieuwe Scipio App is er dus nog maar één bron van informatie en dat is de ledenadministratie zelf. Wijzigingen in uw situatie dient u daarom altijd door te geven via ledenadministratie@cgknieuw-vennep.nl. Via dit emailadres komen uw gegevens bij zowel de ledenadministratie als bij de scriba terecht.

 

Om zelf gebruikt te kunnen maken van de Scipio App is het nodig dat er een emailadres van u bekend is bij de ledenadministratie. Wanneer dit emailadres bekend en verwerkt is, dan kunt u daarna gebruik maken van de App door in de App een account aan te maken met ditzelfde emailadres. Er zijn wel enkele emailadressen al bekend bij de ledenadministratie, maar om zeker te weten dat het juiste emailadres in gebruik is, vragen wij iedereen om zijn/haar emailadres op te geven via ledenadministratie@cgknieuw-vennep.nl met daarin vermeld uw naam en uw emailadres. Ook kunt u gebruik maken van aanmeld pagina om uw emailadres aan te melden bij de ledenadministratie. Na aanmelding krijgt u een email van de ledenadministratie wanneer uw emailadres verwerkt is in de administratie.

 

Heeft u zich wel al opgegeven voor de Scipio App, download hem dan snel via de knoppen onder dit bericht. Wanneer de Scipio App is geïnstalleerd op uw telefoon, opent u deze en kunt u inloggen om gebruik te kunnen maken van de app.
Heeft u met uw e-mailadres nog nooit eerder ingelogd in de Scipio App, klik dan op de knop ‘Account aanmaken’. Geef in het scherm dat wordt geopend, het e-mailadres in waarmee u bekend bent bij uw gemeente en kies een nieuw wachtwoord waarmee u zich wilt aanmelden in de app. Als er een e-mailadres en wachtwoord ingegeven zijn, zet u het schuifje bij ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’ aan en klikt u op de knop Account aanmaken.
Er wordt een e-mail verzonden naar het door u ingegeven e-mailadres. Vanuit de e-mail klikt u op de link om uw account te bevestigen. Heeft u geen e-mailbericht ontvangen? Controleer dan uw spam-box. Nadat uw account bevestigd is, kunt u met uw gebruikersnaam en het ingegeven wachtwoord inloggen in de Scipio App.

U/jij zal het vast al een aantal keer gezien hebben dat in het mededelingenblad elke keer een stukje geschreven staat over de Scipio App. De Scipio App is onze digitale gemeentegids waarin altijd de meest actuele gegevens staan van alle gemeenteleden.
Zoals in eerdere stukjes al geschreven is, zijn er verschillende redenen geweest om over te stappen naar een digitale versie van de gemeentegids. Een van de redenen is om de herkenbaarheid van onze gemeenteleden te vergroten. En hoe kan dat beter dan door een smoelenboek. Dit is iets wat in de afgelopen jaren al vaker ter sprake is gekomen. Dat het handig zou zijn om van iedereen een foto te hebben zodat we bij namen ook gezichten kunnen onthouden. De Scipio App leent zich bij uitstek als smoelenboek!
Wat is daar voor nodig?
Als u een account maakt in de Scipio App maak dan ook een profielfoto aan en zet deze in uw profiel. Op deze manier ben u direct beter te herkennen voor de andere gemeenteleden.
Heeft u geen Scipio App dan kunt u uw foto sturen naar kerkapp@cgknieuw-vennep.nl met daarbij uw naam, dan kan de beheerder deze foto toch zichtbaar maken in de Scipio App.

 

De wet AVG is de belangrijkste reden dat er voor een digitale gemeentegids gekozen is. Hierin staat dat iedereen moet kunnen bepalen welke gegevens wel of niet beschikbaar zijn voor anderen.
Wanneer u een account hebt aangemaakt, worden er wat vragen gesteld over de privacy die u/jij wilt gebruiken. Ook kunt u/jij op een later moment nog aanpassingen doen aan de privacy-instellingen.
Nu zijn er 2 belangrijke zaken om hierbij te noemen:
1. Geen van de gegevens is te zien voor mensen buiten onze gemeente.
2. Gegevens aanpassen kan alleen gedaan worden door de ledenadministratie. Wijzigingen doorgeven kan via de app door op de ‘Melden’ knop te klikken.

 

Bij de privacy instellingen zijn twee verschillende opties in te stellen:
1. Algehele zichtbaarheid: Hierbij kan ingesteld worden wie wel of niet toegang heeft tot het inzien van uw/jouw profiel. Het advies vanuit onze gemeente is om deze te laten staan op de ‘Alle leden’ optie. Als u hier iets anders instelt, dan kunnen andere gemeenteleden geen informatie meer opzoeken hoe ze in contact kunnen komen met u/jou. (zie het eerste plaatje hieronder)
2. Specifieke onderdelen: Hierbij kan ingesteld worden welk onderdeel van uw/jouw profiel wel of niet zichtbaar is voor anderen. Bijvoorbeeld: wanneer u niet wilt dat uw emailadres getoond wordt, maar ook gegevens zoals geslacht etc. kunnen hier verborgen worden. Hierbij bent u dus ook vrij om bepaalde zaken wel of niet zichtbaar te maken voor gemeenteleden. Het advies vanuit onze gemeente hierbij is om in ieder geval de volgende gegevens open te laten staan: Naam (eventueel met voorletters), Profielfoto, Adresgegevens, Telefoonnummer. 
Met de knopjes naast de instellingen kunt u de verschillende onderdelen aan of uit zetten. (zie het tweede plaatje hieronder).

 

Er is al veel geschreven over accounts en het ledenoverzicht in de Scipio App. Maar in de Scipio App kunnen ook groepen bijgehouden worden. Dit kunnen commissies zijn, maar ook bijvoorbeeld bijbelstudiegroepen. Op dit moment zijn er in de Scipio App een aantal groepen al aangemaakt en bij deze groepen staan een aantal leden benoemd. Staat uw/jouw commissie nog niet in de Scipio App, meld deze dan aan bij de ledenadministratie@cgknieuw-vennep.nl, kerkapp@cgknieuw-vennep.nl of via een ‘melden’ knop in de Scipio App. De App beheerder kan dan de groep aanmaken en leden toevoegen aan de groep.
Er zijn 2 soorten groepen, open of besloten. Bij de ‘open’ groep kan iedereen die dat wil lid worden van de groep of uit de groep weggaan. Bij een ‘besloten’ groep moeten de wijzigingen doorgegeven worden aan de App beheerder.Advies hierbij is om commissies als ‘besloten’ groep aan te laten maken. Bijbelstudie groepen zijn voorbeelden waarbij een ‘open’ groep misschien fijner werkt.

 

Voor veel mensen in de gemeente is het lastig om de Scipio App te installeren en/of te gebruiken. Dit is deels vaak de ervaring met digitale apparatuur, maar soms ook gewoon de onzekerheid. Toch zijn er ook al heel veel gemeenteleden die een account hebben gemaakt en die de App inmiddels gebruiken. Hierbij dus ook de vraag of we met elkaar willen zorgen dat zoveel mogelijk gemeenteleden de App kunnen gebruiken. Praat er daarom over met elkaar en help elkaar met installeren en het gebruik.

 

Papieren versie: